בעיקרון, מדפסת היא מכונת כתיבה ממוחשבת. מדפסות מטריצות נקודה מודפסות באמצעות מוטות מיוחדים עם סמלים. הסיכות פוגעות בקלטת ומעבירות את התמונה על הנייר.
מדפסות עובדות בצורה שונה בהתאם לדגם. לייזר, למשל, עובדת על בסיס חשמל סטטי וטונר מיוחד, שהוא חלקיקים דקים יבשים. כאשר הם עוברים דרך יחידת הטונר, הם מחוממים על ידי קרן הלייזר ואז מופיעים על התוף בתוך המדפסת. טונר אוסף חלקיקים טעונים ומעביר תמונה של הדמויות על הנייר שמודפס בשלמותו. מדפסות הזרקת דיו עובדות אחרת. רובם משתמשים בדיו על בסיס מים. למדפסות הזרקת דיו יש ראש הדפסה הסורק תחילה תמונה ואז מחמם את הדיו. הדמויות הרצויות מתקבלות תחילה על קלטת המחסנית, ואז על הנייר. התמונה לא מודפסת באופן מיידי - המדפסת מפיקה תווים בהדרגה, ומהירות ההדפסה מושפעת מההגדרות של דגם מסוים. כשרוצים להדפיס מסמך, פשוט לוחצים על כפתור "הדפסה". המדפסת מדפיסה מכיוון שמערכת המחשב העבירה מידע זה לזיכרון הגישה האקראית שלה - מאגר הנתונים. באפשרותך להגדיר משימות אחת אחת או לבטל את ההדפסה באמצעות ההגדרות המתאימות במחשב בתוכנית המדפסת. הטכנאי יטפל במשימות שהתקבלו בכוחות עצמו, רק תיזהר מהימצאות נייר במגש. אם המדפסת אינה מגיבה לפקודות או מדפיסה עמודים ריקים, אירעה תקלה כלשהי. קשה לקבוע בעצמך את כשל החומרה, אך אם המדפסת מדפיסה גיליונות ריקים, יתכן שהדיו נגמר. קל להבין זאת אם לפני כן שמת לב כי בהירות ההדפסות פוחתת, או שמופיעים פסים על הנייר, או אם ההדפסה נעשתה באיכות ירודה. אם המחסניות המותקנות היו "מקוריות", המדפסת תציג הודעה מתאימה, אם "תואמת" - עקוב אחר רמת הדיו.
