בעבודה עם מסמכים אלקטרוניים, חשוב מאוד ללמוד כיצד לשמור את עבודתך בזיכרון המחשב. בעת יצירת מסמך הוא ממוקם בזיכרון ה- RAM של המחשב. אם אינך שומר את המסמך, עבודתך עלולה ללכת לאיבוד כאשר אתה סוגר את התוכנית או מכבה את המחשב.
הוראות
שלב 1
כדי למנוע אובדן עבודתך, שמור את המסמכים שלך בתדירות האפשרית. באפשרותך לשמור קבצים בתיקיית המסמכים של Windows או בתיקיות אחרות שיצרת בכונן הקשיח בעצמך.
שלב 2
הדרך לשמור קבצים כמעט בכל התוכניות זהה. בואו נסתכל על הדוגמה של תוכנית Word Pad. לחץ על התחל - כל התוכניות - אביזרים - משטח מילים. הקלד טקסט כלשהו במסמך. עבור לתפריט קובץ ובחר שמור. ניתן גם להשתמש בלחיצה בו זמנית על מקשי Ctrl + S. תופיע תיבת דו-שיח בה עליך לציין את שם הקובץ, סוגו ומיקום השמירה. לחץ על שמור בסיום. אם תעבוד שוב עם מסמך זה ותבצע בו שינויים, יהיה עליך לשמור אותו שוב, אך תיבת הדו-שיח לא תופיע עוד.
שלב 3
כדי לחסוך מקום וזמן, שמור מיד מסמכים בתיקיות הרצויות. בואו נשתמש במסמך ששמרנו במשטח Word. בתפריט קובץ, בחר באפשרות שמירה בשם. בתיבת הדו-שיח החדשה שתופיע, תוכלו לבחור מיקום אחר לשמירת הקובץ. לדוגמה, כונן קשיח C. בחלונית המרכזית של החלון תראה את כל התיקיות והקבצים הממוקמים בכונן הקשיח. כאן תוכלו לבחור תיקיה חדשה לשמירת הקובץ. לחץ על שמור. המסמך נשמר במקום חדש. כי לפני שכבר שמרת קובץ זה בתיקייה אחרת, אז הקובץ שנשמר כעת הוא עותק שלו. הגרסה הקודמת נשארה בתיקיה הישנה.
שלב 4
תוכנות רבות מאפשרות לך לשמור קבצים בפורמטים שונים. לדוגמא, אם ברצונך לשלוח קובץ למישהו המשתמש בעורך טקסט אחר. פתח את משטח Word - שמור בשם. כברירת מחדל, הקובץ נשמר בפורמט RTF. אם עליך לשמור את הקובץ בפורמט של מסמך טקסט, בחר בחלון קובץ - מסמך טקסט ולחץ על שמור. ישנם פורמטים רבים בהם ניתן לשמור מסמך, כגון.doc או.html.
