רישום מסמך נכנס הוא קיבוע של עובדת קבלת מסמך בארגון. בין אם מדובר במסמך נייר ובין אם זה אלקטרוני, יש להקצות לו קוד רישום ופתק על קבלתו בטופסי ההרשמה. זה הכרחי כדי לשלוט בביצוע התיעוד ולהקל על החיפוש אחר המידע הדרוש.
נחוץ
- - מחשב עם גישה לאינטרנט;
- - דפדפן.
הוראות
שלב 1
הפעל את התוכנית "מסמכים נכנסים SB" כדי לרשום את המסמך הנכנס. לחץ על כפתור "הוסף" כדי להוסיף את המסמך. בחר בפקודה "מסמך חדש", הקצה מספר סידורי לכרטיס. מלא את השדה "בשמו", כברירת מחדל זהו מנהל הארגון, אם מקבל המסמך שונה, לחץ על הכפתור מימין לשדה והוסף אלמנט נוסף לספריה, למשל, סגן מנהל. בחר נושא למסמך, תחילה הוסף אותו לספריה. לחץ על החץ השחור, בשורה ריקה, הזן את נושא המסמך. לחץ על כפתור "סגור", ואז בחר את הנושא שהוזן בשדה.
שלב 2
הקצה קוד למסמך כדי להשלים את אינדקס הרישום, ואז קבע את תאריך קבלת המסמך, יש לשים אותו על המסמך הנכנס ואז להקצות את מספר המסמך הנכנס, יש לציין אותו גם על המסמך עצמו. לאחר מכן, העבר את התאריך והמספר מהמסמך הנכנס. רישום של מסמך נכנס מאדם אפשרי, לחץ על כפתור "פרט" והזן נתונים אודותיו.
שלב 3
מלא את השדה "מאת" כדי לרשום את המסמך הנכנס. לחץ על החץ השחור והוסף את השולח לספריה, או בחר קיים בשדה זה. לאחר מכן מלא את השדה "תיאור ופתרון קצר". כאן הזן את מהות המסמך, כמו גם את רזולוציית הראש (מה צריך לעשות, באיזו פרק זמן). מלא את השדה "למי זה נשלח", זה יקל על בקרה נוספת על ביצוע המסמך. מלא מידע זה מתוך החלטת המנהל. השלם את השדה מי חתם על ידי הוספת תחילה את הפקיד לספרייה המתאימה. בחר את תאריך היעד בשדה המתאים. זה יאפשר לתוכנית להזכיר לך את המועד האחרון לקראת ביצוע המסמך. מלא את תאריך היעד של המסמך. העלה את המסמך למערכת על ידי לחיצה על כפתור "עיון". לחץ על כפתור "שמור" כדי להשלים את רישום המסמך הנכנס.
שלב 4
הפעל תוכנית חלופית לרישום המסמך הנכנס. תוכניות לניהול מסמכים אלקטרוניים מרמזות על רצף דומה של פעולות עם רישום המסמכים הנכנסים. השתמש בתוכניות כגון "עבודת משרד", "פרת", "עסקים".
