לגיליונות אלקטרוניים שנוצרו בגירסאות שונות של Microsoft Excel יש מספר מאפיינים שיכולים להקשות על פתיחת קבצים. כדאי להבין מדוע קבצים אינם נפתחים ב- Excel.
בעיות תאימות
לרוב, בעיות בפתיחת קבצים שנוצרו ב- Excel נובעות מכך שהם נוצרו בגירסאות שונות של התוכנית. אם הקובץ הוחזר ב- Excel 2007, 2010 ו- 2013, סביר להניח שהוא לא ייפתח כרגיל בגרסאות ישנות יותר של התוכנית. הבעיה עשויה להיפתר על ידי התקנת תיקון מיוחד שנוצר במיוחד כדי לפתור בעיות תאימות כאלה. זה נקרא חבילת התאימות של Microsoft Office עבור תבניות קבצים של Word, Excel ו- PowerPoint 2007. המספר 2007 אולי נשמע בשם, אך אין הבדל בין קבצים שנוצרו ב- Excel 2010 ו- 2013, ולכן תיקון זה אידיאלי לפתרון בעיות בפתיחת קבצים.
קיימת תוכנית חינמית שאינה נחותה בשום אופן בפונקציונליות ממיקרוסופט אופיס ובמיוחד מיקרוספוט אקסל. קוראים לזה OpenOffice.
אם לא ניתן להתקין תיקון זה עבור Excel 2003, תוכל לבקש לשמור קובץ זה מחדש מהפורמט החדש ("xlsx") לקודם הישן ("xls"). על מנת לעשות זאת, ב- Microsft Excel 2007, 2010 או 201, עליכם ללחוץ על כפתור "קובץ", ואז ללחוץ על "שמירה בשם", ואז לבחור את פורמט החיסכון הנדרש מהפורמטים המוצעים.
נוסחאות ועריכה
ל- Microsoft Excel 2007, 2010 ו- 2013 מספר יתרונות משמעותיים על פני גרסאות ישנות יותר. ראשית, מדובר בהגנה מפני נוסחאות מחזוריות. זוהי שגיאה הגיונית, שבמהלכה המחזור בנוסחה יחזור על עצמו ללא הגבלת זמן. בגרסה הישנה של Excel, נוסחה כזו עלולה להוביל לאובדן נתונים ולהקפיא את המערכת לחלוטין. גרסאות עדכניות יותר של המוצר ממיקרוסופט עשויות לחסום את התרחשותן של נוסחאות כאלה, לא ניתן לפתוח קבצים כאלה בגרסאות מאוחרות יותר של Excel. אם תצטרך לפתוח את הקובץ, תצטרך לבקש מיוצרו להסיר את כל הנוסחאות המעגליות מהקובץ.
קובץ שנוצר בגרסאות חדשות יותר של Excel יכול להיפתח בצורה נכונה לא רק עם תיקון מיוחד, אלא גם בתמיכה של כל הגופנים איתם נוצר הקובץ. אחרת, יהיה עליכם לברר את שמותיהם ולהורידם מהאתר הרשמי של מיקרוסופט.
יש לומר כי ל- Microsoft Excel 2007, 2010 ו- 2013 יש נוסחאות שלא יתמכו בגרסאות ישנות יותר. קובץ כזה עשוי להיפתח בהם, אך לא כל הנוסחאות יעבדו.
תוכניות שיוצרות קבצים עבור Excel
כרגע, תוכנות רבות מציעות אפשרות לשמור קובץ בפורמט xls ו- xlsx. יש שעושים את זה יותר גרוע, יש כאלה שעושים את זה טוב יותר. לדוגמא, התוכנית הידועה FineReader מסוגלת לסרוק קבצים ישירות לפורמט Excel באיכות טובה למדי. קבצים אלה ייפתחו בקלות בכל גרסה של Microsoft Excel. אך ישנן תוכניות רבות אחרות שאינן מסוגלות לעשות זאת באותה איכות. אלה יכולים להיות אנלוגים FineReader או תוכניות המתמחות בהמרת קבצים מפורמט לפורמט. לא תמיד ניתן לפתוח קבצים שנוצרו בתוכניות כאלה באיכות טובה ב- Microsoft Excel.
