שמות תיקים הם רשימה ממוספרת של כותרות התיקים המוגשות בארגון. על פי מסמך זה, כל העבודה על תיעוד המיזם מתבצעת. זה משקף את זמן האחסון של מסמכים ספציפיים ואיזו מחלקה אחראית על איזה תיעוד.
נחוץ
- - ידע בעבודה משרדית;
- - רשימה אופיינית של מסמכים עם תקופות אחסון.
הוראות
שלב 1
קבל החלטה על פיתוח המינוח, זה חייב להיעשות באמצעות הצו לארגון. ציין בה מי צריך להכין את המינוח, תחת הנהגתו ובאיזו מסגרת זמן. לאחר מכן, הבהר את היקף הפריט. כדי ליצור שם פרטי, אתה יכול להשתמש בערך משוער. ניתן לקבץ אותו לקבוצות ארגונים שהן חלק מאותה מערכת. שקול את מבנה הארגון שלך בעת ניסוח מסמך זה.
שלב 2
בחר בתכנית הסיווג שעל בסיסה תיבנה המינוח. זה תלוי במבנה הארגון. אם היא יציבה מספיק, בחר דיאגרמת בלוק של המינוח. אם זה משתנה לעתים קרובות, בחר תוכנית ייצור פונקציונלית. במקרה הראשון, סעיפי המינוח יתאימו לשמות החטיבות המבניות של החברה. רצף מיקומם צריך להיות דומה לשולחן האיוש. במקרה השני, השתמש בפונקציות או בהוראות הפעילות של הארגון כסעיפים בעת עריכת המינוח לענייני החברה.
שלב 3
ניסחו את כותרות התיקים. הכותרת צריכה להיות ברורה, תמציתית ולחשוף את המבנה והתוכן העיקרי של מסמכי התיק. כלול בו גם הבהרת תוכן התיק, מידע על האותנטיות והעתקי המסמכים. אל תשתמש בכותרות במילות היכרות, בביטויים מורכבים ובניסוחים לא ספציפיים.
שלב 4
בעת עריכת רשימת כותרות, השתמש בסימנים הבאים: סמלי (סוג מסמך), מחבר, כתב, כרונולוגי (זמן היצירה), שאלה בנושא, גיאוגרפי.
שלב 5
קבע את תקופות השמירה למקרים, לשימוש זה רשימה רגילה של מסמכי ניהול. השלם את תכנון המינוח, הטקסט עצמו אמור להיראות כמו טבלה, לשים את חותמת האישור על עמוד השער.
