MS Excel הוא כלי נוח מאוד לביצוע חישובים והצגת נתונים טבלאיים. עם זאת, בעת הכנת תיעוד הדיווח, לעיתים קרובות נדרש לספק מידע טבלאי בפורמט Word. יחד עם זאת, לפעמים יש צורך לתרגם לא רק את התוכן הישיר של המידע, אלא גם את עיצוב המסמכים.
זה הכרחי
MS Word, MS Excel, מחשב
הוראות
שלב 1
לתרגום מידע מקובץ השמור בפורמט Excel ל- Word, פתח את קובץ הגיליון האלקטרוני, בחר בו את התאים הדרושים, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני ובחר "העתק". לאחר מכן, הפעל את תוכנית MS Word, צור מסמך ריק (ככלל, הוא נוצר אוטומטית) והדבק לתוכו את השבר שהועתק מ- Excel. במקרה זה, מספר העמודות הנדרשות לייצוג הטבלה יופיע במסמך שנוצר, וכל שורה מטבלת האקסל תוצג כשורה נפרדת במסמך.
שיטה זו היא הפשוטה ביותר, אולם כאשר משתמשים בה, העיצוב של המסמך המקורי הולך לאיבוד. בנוסף, עריכה נוספת של טבלת פסאודו שכזו שנוצרה ב- Word תהיה קשה מאוד.
שלב 2
כדי לגרום לטבלה שהוכנה באקסל להיראות כמעט זהה ב- Word, הדבק את המידע שהועתק לטבלה שהוכנה מראש. לשם כך, ספרו כמה עמודות ושורות יש בטבלה המקורית. לאחר מכן, ב- Word, בחר בפריט התפריט "Table" ו- "Insert". הזן את מספר העמודות והשורות בחלון שמופיע ולחץ על אשר. את כל ההגדרות האחרות (הקוסמטיות) ניתן לבצע בהמשך.
כעת, כמו במקרה הראשון, העתק את החלק הרצוי בטבלה. לאחר מכן, בחר בעכבר את כל הטבלה שנוצרה ב- Word, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני ובחר "הדבק". כל הנתונים מהטבלה המקורית יופצו בקפידה בין התאים הריקים של טבלת Word. בעזרת כלי העיצוב של Word, תקן את החלקים שהונחו באופן שגוי של הטבלה.
שיטה זו אופטימלית להכנת תיעוד הדיווח, אולם היא אינה מאפשרת לך לשמור את הנוסחאות, דבר שיסבך את חישוב הנתונים הבא.
שלב 3
כדי להעתיק טבלה מ- Excel יחד עם נוסחאות ועיצוב, השתמשו בהדבקה לא פשוטה אלא "מיוחדת". לשם כך, העתק גם את השבר הנדרש מהטבלה, ואז בחר "ערוך" - "הדבק מיוחד" מתפריט Word. לאחר מכן בחר בשורה "גליון Microsoft Excel (אובייקט)" בחלון שמופיע.
שימו לב למיקום הנקודה בשורות "הוספה" ו"התחבר ". להכנת תיעוד סטנדרטי, השאר את המצביע בשורה "הוסף".
אם אתה זקוק למידע במסמך Word לשינוי אוטומטי בהתאם לנתונים בטבלת Excel, בחר בפריט "קישור". עם זאת, יש לוודא שלקובץ ה- Word תהיה גישה קבועה לקובץ בפורמט Excel.
