עבור משתמש שרק מתחיל להכיר את יישום Microsoft Office Word (או עורך טקסט דומה), זה יכול להיות קשה להבין את כל מגוון המונחים, הפונקציות והכלים של התוכנית. לדוגמא, מושג כזה כמו "כותרת תחתונה" יכול לגרום לכם לחשוב זמן רב על מה זה, למה הוא משמש ובאיזה חלק מהמסמך.
מסמך בעורך טקסט מחולק באופן מקובל למספר תחומים. הטקסט מוזן בחלק הראשי (המרכזי) של המסמך, אך בקצוות ישנם רווחים ריקים, שלרוב מכונים שוליים. כותרות עליונות ותחתונות הן אזורים הממוקמים בכותרת העליונה, בכותרת התחתונה ובשוליים הצדדיים של כל עמוד במסמך. לרוב, כותרות עליונות וכותרות תחתונות משמשות להכנסת מספרי עמודים לטקסט, מבלי שהמשתמש יצטרך להזין כל מספר בעצמו. המספור מתרחש באופן אוטומטי: לכל דף הבא מוקצה ערך המוגדל באחד. כותרות עליונות ותחתונות יכולות להכיל כתובות: שעה, תאריך, שם חברה או שם מסמך. ניתן גם למקם עצמים גרפיים בכותרות העליונות והתחתונות - לוגו של חברה או כל תמונה אחרת. מדוע נוח יותר להשתמש בכותרות עליונות ותחתונות להכנסת טקסט ואובייקטים גרפיים חוזרים. הטקסט או האובייקט הגרפי בכותרות העליונות ובכותרות התחתונות לא משתנים, לא זזים, לא מעוותים. אין צורך להזין את אותו הטקסט בכל עמוד חדש. כאשר כותרות עליונות וכותרות תחתונות פעילות, החלק העיקרי של המסמך הופך לנגיש לעריכה, ולכן מראהו אינו משתנה. ניתן לקבל גישה מהירה לכותרות העליונות והכותרות התחתונות על ידי לחיצה כפולה על כפתור העכבר השמאלי בחלקו העליון או התחתון של המסמך. כאשר כותרות עליונות ותחתונות פעיל, לשונית "עיצוב" נוספת זמינה בכלים ההקשריים של העורך, בעזרתם תוכלו לשנות את המראה של כותרות עליונות ותחתונות, הכנס את האובייקטים הדרושים. כדי להשתמש בתבניות מוכנות לכותרות עליונות ותחתונות, עבור ללשונית "הוספה". בחר את הכותרת העליונה או הכותרת התחתונה מהקטע "כותרות עליונות ותחתונות", מתוך התבניות המוצעות ברשימה הנפתחת, בחר באפשרות שאתה אוהב באמצעות לחצן העכבר השמאלי - שדה זה יעבור אוטומטית למצב עריכת הכותרת העליונה והכותרת התחתונה. כדי לצאת ממנו, לחץ פעמיים בחלק הראשי של המסמך באמצעות לחצן העכבר השמאלי.
