קל מאוד להשתמש ב- MS Access מכיוון שיש לו ממשק משתמש פשוט. אפשר גם לא רק לאחסן מידע חשוב, אלא גם לעבד נתונים, כולל יצירת טפסים, דוחות ודיאגרמות שונות.
נחוץ
- - מחשב;
- - תוכנית MS Access.
הוראות
שלב 1
הפעל את תוכנית Access ודרך התפריט בלשונית "קובץ" לחץ על "חדש". לאחר מכן בחר "מסד נתונים" ולחץ על אישור. יופיע חלון בו יהיה עליך לציין את שם מסד הנתונים או להסכים עם ה- db1 המוצע, ותצטרך גם לבחור את המיקום לאחסון מסד הנתונים.
שלב 2
לאחר יצירת הבסיס יופיע חלון עם פונקציות להמשך עבודה. משמאל עמודה עם רשימת קטעים. יש לבחור את הפריט "טבלאות" כברירת מחדל. מימין לעמודה רשימת אפשרויות ליצירת טבלאות מסדי נתונים: "יצירת טבלה במצב עיצוב", "יצירת טבלה באמצעות האשף", "יצירת טבלה על ידי הזנת נתונים".
שלב 3
לחץ על "צור טבלה במצב עיצוב" כדי ליצור טבלה חדשה במסד הנתונים. חלון חדש יופיע על המסך ובחלקו העליון רשת לרשת להזנת פרמטרי טבלה: שדות, סוג שדה ותיאור. המאפיינים של כל שדה חדש מופיעים בתחתית החלון.
שלב 4
צור טבלה עם ארבעה שדות:
1. קוד. סוג השדה הוא מספרי.
2. שם משפחה. סוג השדה הוא טקסט.
3. שם. סוג שדה - טקסט
4. טלפון. סוג השדה הוא טקסט.
הדגש את השדה הראשון ולחץ באמצעות לחצן העכבר הימני ובחר שדה מפתח. סגור ושמור את הטבלה שנוצרה תחת שם הנוח לך, למשל "סוכן". פתח את הטבלה שנוצרה והזן את פרטי שני הסוכנים.
שלב 5
צור טבלה נוספת עם שלושה שדות:
1. עמדה. סוג השדה הוא טקסט.
2. שכר עבודה. סוג השדה הוא כספי.
סגור ושמור את הטבלה שנוצרה עם שם כגון "עובד". פתח את הטבלה שנוצרה והזן נתונים לשני עובדים.
שלב 6
לחץ על הכרטיסייה "שאילתות" ואז על "צור שאילתה במצב עיצוב". ייפתח חלון עם רשימת טבלאות שנוצרו בתוכנית. בחר בשתי הטבלאות שכבר נוצרו. בתחתית טופס הבקשה, בעמודה הראשונה, בחר בשדה "עובד. שם משפחה", ובעמודה השנייה - "ארגון. משרה". סגור ושמור את טופס בקשת התואר לעובד. אם תפתח שאילתה זו, תראה רק שתי עמודות "שם משפחה" ו"כותרת ". רק מידע מעניין יופיע כאן, באיזה תפקיד עובד מסוים.
שלב 7
לנוחיות מילוי מסד הנתונים לחץ על הכרטיסייה "טופס" ואז על "צור טופס באמצעות האשף". בחלון שנפתח בחר בטבלת "סוכן" ואז מחלון "שדות זמינים" באמצעות לחצן החץ, הזז את השדות "שם משפחה", "שם פרטי", "טלפון" לשדות "נבחרים" חַלוֹן. לחץ על הלחצן הבא ובחר פורמט טופס נוח, למשל רצועת הכלים. לחץ על הבא ובחר את הסגנון הרצוי, למשל רגיל. לחץ על הלחצן הבא ותן שם לטופס סוכן. לחץ על כפתור סיום. יופיע טופס עם שני שדות, שכבר מכילים מידע על שני סוכנים. להלן שדה ריק בו ניתן להזין מידע על הסוכן השלישי וכן הלאה.
שלב 8
בחלון מסד הנתונים בחר "דוחות" ולחץ על הכרטיסייה "צור דוח באמצעות האשף". בחלון שנפתח בחר בבקשה "משרת עובד". מהחלון השמאלי, גרור את "שם משפחה" ו"מיקום "לשדות הימניים, לחץ על כפתור" הבא "ואז על כפתור" סיום ". טופס דוח עם מידע מהבקשה שנבחרה יופיע על המסך. פונקציית הדוח מאפשרת לבחור את המידע הרצוי מתוך בסיס הנתונים לתפיסה נוחה יותר. כמו כן, ניתן להדפיס דוחות.
שלב 9
פקודות מאקרו מאפשרות לבצע פעולות אוטומטיות באובייקטים של מסדי נתונים. לחץ על הכרטיסייה "פקודות מאקרו" ואז על כפתור "צור". חלון העיצוב ייפתח.מהרשימה הנפתחת בחרו במאקרו OpenRequest ואז בחרו את שם הבקשה, כותרת עובד. סגור את החלון ושמור את המאקרו שנוצר. לחץ פעמיים על המאקרו שנוצר והבקשה "משרת עובד" תיפתח.
