שאלת הצורך ליצור ארכיון אלקטרוני בארגון הופכת לדחופה יותר ויותר. וזה לא מקרי, מכיוון שהכנסת טכנולוגיות מידע חדשות לא רק מבטיחה את בטיחותם ואמינותם של מסמכים, אלא גם מצמצמת את זמן החיפוש שלהם, ומאפשרת, במידת הצורך, למספר עובדים לגשת לאותם נתונים בבת אחת.
הוראות
שלב 1
יצירת ארכיון של מסמכים אלקטרוניים כוללת מספר שלבים. בתחילה, רכש והתקן את התוכנה המורשית על ציוד המחשוב של החברה.
שלב 2
הכן מסמכים, כלומר ארגן אותם, זיהוים בהתאם למבנה הקיים של תפוצת המסמכים בארגון שלך. בפרט, בשלב זה, יהיה עליהם לרשום, למיין לפי חיי מדף ולהסיר מצרכים ומהדקים מגיליונות שלא נתפרו.
שלב 3
השלב הבא הוא דיגיטציה או סריקת מסמכים. זה מתבצע על ציוד טכני התומך בדיוק בסוג ובפורמט המסמך המשמש בארגון זה. בשלב זה, בדקו את איכות שכפול המסמכים, במידת הצורך, סרקו שוב.
שלב 4
הבא הוא שלב ההמרה (המרה) של מסמכים לפורמט שעומד בתפיסה של תקני האחסון והייצור שלהם, ואז - שלב האינדקס, כלומר. "הקצאה" של מילות מפתח לכל מסמך לחיפוש עוקב אחר המידע הדרוש או יצירת מאגר טקסט מלא.
שלב 5
בתום העבודה על יצירת ארכיון אלקטרוני, הגדר את ההגדרות (זכות גישה, הזכות לשנות מסמכים) והכשיר את אנשי הארגון.
