מאגר מידע הוא קטלוג מידע. הנתונים מאורגנים על פי כללים מקובלים. ספרי טלפון או מילונים הם הדוגמאות הפשוטות ביותר למאגרי מידע. עם התפתחות טכנולוגיית המחשוב, מאגרי המידע הפכו גדולים ומורכבים בהרבה.
הבנת מאגרי מידע
מאגר המידע הוא כלי לאיסוף וארגון מידע. הם יכולים להכיל נתונים על אנשים, מוצרים, כספים ועוד. בניית בסיס מתחילה ברשימה או בגיליון אלקטרוני פשוט. עם הזמן, רשימה זו הולכת וגדלה, יתירות וחוסר עקביות מתחילים להופיע בנתונים. נהיה קשה לחשוב עליהם כרשימה. ברגע שהבעיות הללו מתחילות להופיע, מומלץ להפוך אותן לבסיס נתונים באמצעות מערכת ניהול מסדי נתונים (DBMS). אחד המוצרים הטובים ביותר בתחום זה הוא Microsoft Office Acess, המשלב גמישות, קלות שימוש וממשק ידידותי למשתמש.
שולחנות
טבלה במסד נתונים נראית כמו טבלה פשוטה בכך שהנתונים מאוחסנים בשורות ועמודות. כתוצאה מכך, בדרך כלל די קל לייבא טבלה רגילה למסד נתונים. ההבדל העיקרי בין גיליון אלקטרוני למסד נתונים הוא רמת הארגון של המידע.
כל שורה בטבלה נקראת שיא. פיסות מידע נבחרות נשמרות ברשומות. כל אחד מהם מורכב משדה אחד או יותר. שדות מקבילים לעמודות בטבלה. לדוגמא, ניתן ליצור טבלה בשם "עובדים", בה כל רשומה (שורה) מכילה את הנתונים האישיים של העובד (שם פרטי, שם משפחה), וכל שדה (עמודה) נותן מידע אודותיו (כתובת וכו ').. יש לייעד שדות כסוג נתונים ספציפי, בין אם זה טקסט, תאריך, שעה, מספר או סוג אחר של מידע.
טפסים
טפסים מכונים לפעמים "מסכי הזנת נתונים". זהו סוג הממשק המשמש לעבודה עם הנתונים שלך. טפסים מכילים לרוב לחצני פקודה המבצעים פונקציות שונות. בהחלט ניתן ליצור מסד נתונים ללא שימוש בטפסים על ידי עריכת נתוני הקלט בטבלאות ההתייחסות. עם זאת, מרבית מסדי הנתונים משתמשים בטפסים כדי להציג, להזין ולשנות טבלאות.
פניות
שאילתות הן סוסי העבודה האמיתיים של מסד הנתונים ויכולות לשרת פונקציות רבות ושונות. היישום הנפוץ ביותר שלהם היה אחזור נתונים ספציפיים מטבלאות. המידע שהמשתמש מעוניין לקבל מתפשט בדרך כלל על מספר טבלאות. שאילתות מאפשרות לך להציג את כל הטבלאות בו זמנית ולהציג את תוצאת החיפוש על המסך. בנוסף, שאילתות מאפשרות להוסיף קריטריונים המסננים נתונים עבור שאילתה ספציפית.
דיווחים
דוחות משמשים לסיכום והצגת נתונים בטבלאות. ניתן לערוך כל דוח כדי להציג מידע בפורמט אחר. ניתן להפיק את הדוח בכל עת והוא ישקף את המצב הנוכחי של מסד הנתונים.
מאקרו
מאקרו ב- Access מקבילים לשפת התכנות המשמשת להוספת פונקציונליות מסד נתונים. לדוגמא, כאשר מצרפים מאקרו לכפתור בטופס, הוא יבוצע בכל פעם שלוחצים על לחצן זה. מאקרו מכילים פעולות לביצוע משימות ספציפיות, כגון יצירת דוח, ביצוע שאילתה או תיקון מידע. ניתן לבצע אוטומציה של רוב פעולות מסדי הנתונים הידניות באמצעות פקודות מאקרו. זה חוסך הרבה זמן ומשאבים למחשב.
